Straßenabsperrungen müssen bei der Verkehrsbehörde (Landratsamt) beantragt werden. Angaben zu: Zeitraum, Ort, Art der Sperrung
TIPP: das Ordnungsamt kann helfen: hat meist noch Utensilien für Sperrungen

Es macht durchaus Sinn, bei Veranstaltungen einen Anlaufpunkt einzurichten. Damit ist ein Ort gemeint, zu dem die Besucher*innen gehen können, wenn es z.B. Notfälle gibt, sie Informationen brauchen, sie etwas gefunden haben (z.B. ein Telefon oder einen Schlüssel) oder sie einfach Hilfe brauchen. Oft bietet sich die Bar als so ein Ort an. Sobald die Veranstaltung aber größer ausfällt, ist ein separater Info-Punkt ratsam.

Jede öffentliche Veranstaltung muss angemeldet werden!

Wo?: bei der Gemeinde des Veranstaltungsortes

Werden Getränke „geöffnet“ über die Theke gereicht (im Glas oder geöffnete Flasche), dann benötigt ihr eine Aus-schankgenehmigung (gebührenpflichtig)
Entsprechende Spülvorrichtungen müssen vorhanden sein.

Oft gibt es einen Vermerk im Nutzungsvertrag, sollte dazu nichts vermerkt sein, fragt bei eurer Gemeinde oder dem/der Eigentümer*in nach.

Für die Berechnung der maximal möglichen (erlaubten) Besucher*innenzahl gibt es die Faustregel: Veranstaltungsfläche in Quadratmetern x 4 = max. Besucherzahl

Beispiel 100 m² = max. 400 Besucher*innen

• öffentliche Feuer sind genehmigungspflichtig und sollten mit der zuständigen Feuerwehr und der Kommune abgestimmt werden
• Rettungs- und Fluchtwege freihalten - ggf. Fluchtwegeplan erstellen
• Notausgänge kennzeichnen und darauf achten, dass sie nicht versperrt sind
• es sollte allen klar sein, wo sich Feuerlöscher befinden
• bei Veranstaltungen mit erhöhter Brandgefahr (und Flächen mit mehr als 200m²) muss eine Brandsicherheitswache eingerichtet werden

• Das sind z.B. Festzelte, Stände, Fahrgeschäfte, Verkaufsstände, Bühnen
• Der Aufbau muss genehmigt werden vom zuständigen Bauamt/Ordnungsamt
• Baurechtsamt überprüft den ordnungsgemäßen Aufbau

• diesbzgl. gibt es eine Zeitbeschränkung (Zeitpunkt und -raum)
• Ausnahmegenehmigungen erteilt das zuständige Ordnungsamt
• in Naturschutzgebieten gelten gesonderte Auflagen
• Pyrotechnik und ähnliche Erzeugnisse gehören ebenfalls in die Kategorie Feuerwerk

• sichert die Rechte der Urheber/innen an ihren Kunstwerken (Lieder,Texte,Bilder)
• Für alle öffentlichen Veranstaltungen, auf denen Musik ertönt, besteht eine Anmeldepflicht.
• Wir kaufen sozusagen gegen ein Entgelt Nutzungsrechte bei der GEMA ein
• Höhe der Tarifsätze ist von verschiedenen Faktoren abhängig: Personenfassungsvermögen des Raumes, Anzahl mitwirkender Instrumentalisten, Höhe d. Eintrittsgeldes
• Man kann Rahmenverträge (über einen Dachverband) oder Monats- bzw. Jahresverträge abschließen, dann → Ermäßigungen
• Für Einzelverträge kein Kostennachlass
• Wichtig
  • Der Vertrag mit der GEMA muss vor der Veranstaltung geschlossen werden, sonst kann durch die GEMA ein Bußgeld erhoben werden.
  • Die GEMA unternimmt gründliche Stichproben (Zeitungsrecherchen, Vorortbesichtigungen etc.)
  • Weitere Infos und digitale Veranstaltungsanmeldung nach Registrierung unter www.gema.de

• Wenn mit Lebensmitteln hantiert wird, dann braucht ihr einen Gesundheitspass/-zeugnis (gebührenpflichtig)
• WO? : beim Gesundheitsamt

• sind erlaubnispflichtig
• Achtet darauf, ob eine Steuerpflicht besteht (dann muss die Lotterie dem Finanzamt gemeldet werden)

Anwohnerbrief mit Informationen zur Veranstaltung (evtl. Einladung der Nachbarn – mit kostenfreien Eintritt)

Security und Selbstverwaltung

Große Party geplant, aber welcher Sicherheitsdienst ist geeignet?

Die Seriosität einer Sicherheitsfirma lässt sich über deren Leitbild herausfinden. Dieses kann bei der Buchungsanfrage mit abgefragt werden.

Wichtiges Qualitätsmerkmal ist zudem die Lizenz der Firma und dass die Mitarbeitenden einen Security-Schein gemäß §34a der Gewerbeordnung (Sachkundennachweis) besitzen.

Fragt im Zweifelsfall Eure Mobilen Jugendarbeiter*innen vor Ort oder schickt eine Mail an hallo@dasmachenwir.de, um herauszufinden, welche Firmen ihr fragen könnt.

• in Versammlungsstätten muss jede Etage mit Aufenthaltsräumen mindestens zwei voneinander unabhängige bauliche Rettungswege haben

• Versammlungsräume, die für mehr als 100 Besucher bestimmt sind oder mehr als 100 m² Grundfläche haben, müssen jeweils mindestens zwei möglichst entgegengesetzt liegende Ausgänge ins Freie oder zu Rettungswegen haben

• Rettungswege müssen dauerhaft gut sichtbar gekennzeichnet sein

• Entfernung von Besucherplatz zu Ausgang nicht länger als 30 Meter

• Breite der Rettungswege:

  • Versammlungsstätten 1,20 m je 200 Personen

  • unter 200 Personen müssen es mindestens 90 cm sein

  • im Freien und in Sportstadien 1,20 m je 600 Personen

• Notausgänge und Rettungswegeplan

  • mind. Eine Ausfertigung des Bestuhlungs- und Rettungswegeplans ist in der Nähe des Haupteingangs jedes Versammlungsraumes gut sichtbar anzubringe

Risikomanagement ist nicht nur eine Pflichtaufgabe bei Großveranstaltungen, es hilft auch beim Planen von kleineren Veranstaltungen. Vor allem, wenn erste eigene Events geplant und durchgeführt werden, gibt das Risikomanagement eine super Übersicht darüber, an was gedacht werden muss.

Bei Veranstaltungen, bei denen eine geringe Besucher:innenanzahl (unter 200 Personen) erwartet wird, bestehen keine/wenige Vorgaben, die zum Einsatz von Sanitäter:innen verpflichten. Ebenso ist ein Rettungswegeplan kein Muss. Der/die Veranstalter:in entscheidet hier eigenverantwortlich über den Einsatz von Hilfskräften.

Empfohlen wird das Hinzuziehen ehrenamtlicher Sanitätsorganisationen. Bei Veranstaltungen im öffentlichen Raum gelten die Auflagen der Ordnungsbehörden/Gemeinden, die als Bedingung für die Genehmigung der Veranstaltung auferlegt werden. Diese Auflagen können sich auch auf Sanitätsorganisationen und Polizeibegleitung beziehen.

Plant ihr größere Veranstaltungen hilft die Berechnung der benötigten Rettungskräfte mit Hilfe dieser Website. Sollte eure Veranstaltung so groß sein, dass ihr ohnehin ein Sicherheitskonzept plant, dann bezieht am besten dort schon Polizei und Sanitätsdienste ein.

Sicherheitskonzepte werden vor allem bei großen Veranstaltungen und bei Veranstaltungen mit  möglicherweise erhöhtem Risiko benötigt. Inhalte des Sicherheitskonzepte sind folgende:

• Ausgangslage so genau wie möglich beschreiben (Titel und Datum, Veranstalter*in, Beginn der VA, Ende der VA, Pausen während der VA, Ort der Veranstaltung, Verwalter*in des Geländes, Ansprechpersonen)
• Teilnehmerprofil (erwartete Besucher*innenzahl, Altersgruppe, erwartete Reisemittel der Besucher*innen, Geschlechtsverteilung, politische Bezüge, Sonstiges)
• Ersthelfer (sofern möglich) namentlich benennen
• Flächenbeschreibung / Grundriss des Gebäudes (hier gilt: je größer die Veranstaltung, desto detaillierter sollte das Sicherheitskonzept sein)
• Risikoanalyse, Risikomatrix + Maßnahmen zur Risikominimierung
• Kommunikationsplan
• Parkplatz-Plan
• Brandschutzkonzept und Fluchtwegeplan
• Schlusswort

Ab 5000 Personen muss ein Sicherheitskonzept mit Polizei, Feuerwehr und Rettungsdienst aufgestellt werden. Bei Großveranstaltungen kommt die Erstellung von Brandschutzkonzepten, Räumungs- und Evakuierungskonzepten/-plänen dazu.

Wenn Veranstaltungen auf öffentlichen Wegen und Plätzen durchgeführt werden, benötigt man eine Sondernutzungsgenehmigung (gebührenpflichtig)
Wo? Bei der jeweiligen Gemeindeverwaltung (i.d.R. Straßenbaubehörde)

• Zwischen 22.00 und 6.00 Uhr: keine Lärmbelästigungen! Lärmgrenzen: 40 bzw. 45 Dezibel
• Die Verkürzung der Regelsperrzeit sollte rechtzeitig bei der Stadt- bzw. Gemeindeverwaltung beantragt werden.

Die meisten Veranstaltungen funktionieren (leider) ohne diese drei Dinge nicht. Wichtig ist also, sich im Vorfeld darüber Gedanken zu machen, wo z.B. Strom bezogen werden kann und Gäste Abfall entsorgen können.

Für längere Veranstaltungen im Freien (vor allem bei warmen Temperaturen) ist außerdem die Wasserversorgung ein wichtiges Thema. Das gilt auch für Festivals. Hier gilt zudem zu klären, was mit dem Abwasser passiert. Wenn beispielsweise gemietete Toiletten genutzt werden, sollte das mit dem Anbieter geklärt werden.

Toiletten müssen je nach Anzahl der Gäste vorhanden sein (z.B. komfortable TOI-TOI Häuschen). Als Faustregel gilt: pro 100 Personen eine Toilette. Für mehrtätige Festivals: pro 150 Personen eine Dusche.

• Sondergenehmigung beantragen
• Wo?: beim Ordnungsamt

Ihr wollt auf eure Veranstaltungen oder euren Treff aufmerksam machen um mehr Menschen zu erreichen? Oder einfach nur darüber informieren, was für tolle Dinge ihr in eurem Treff auf die Beine stellt? Dann rührt die Werbetrommel und lasst euren Treff in einem guten Licht erscheinen!

Durch Werbung und Öffentlichkeitsarbeit habt ihr die Möglichkeit mitzubestimmen, wie euer Jugendtreff von außen wahrgenommen wird. Ihr könnt den Ruf eures Jugendtreffs prägen und so dafür sorgen, dass euer Engagement gewürdigt wird. Mit den sozialen Medien (Instagram, Facebook, …) habt ihr selbst die Werkzeuge in der Hand, um auf euch aufmerksam zu machen und zu Veranstaltungen einzuladen. Dabei kann ein eigenes Logo oder ein anderes Wiedererkennungszeichen von Vorteil sein – lasst eurer Kreativität freien Lauf. Denkt bei Postings bitte auch immer an die Bildrechte der einzelnen Personen. Dennoch solltet ihr auch die klassischen Medien nicht vergessen. Lokalzeitungen sowie lokale Radio- und Fernsehsender können auch eine Möglichkeit sein, mit der Öffentlichkeit in Kontakt zu treten. Gerade bei Lokalredaktionen gibt es meist Ansprechpartner_innen, die über euren Jugendtreff berichten und die ihr direkt zu euren Veranstaltungen einladen könnt.

Abseits von Postings und redaktionellen Berichten kann auch ein Tag der offenen Tür im Jugendtreff eine Variante der Öffentlichkeitsarbeit sein. Hier könnt ihr mit Kaffee, Kuchen oder Snacks den interessierten Nachbar_innen, Eltern und potentiellem Nachwuchs einen Einblick in euren Treff gewähren und ein positives Bild von eurem Treff verstärken.

Und wie überall gilt auch hier: Übung macht den/die Meister_in! Also probiert euch aus und lasst euren Ort wissen, dass es euch gibt!