Es macht Sinn, sich auch hier die Aufgaben so zu verteilen, dass es niemandem zu viel wird. Bei Jugendtreffs, welche nicht selbst Träger des Objektes sind, ist eine Kommunikation mit den Haus- bzw. Raumverantwortlichen unabdingbar und es macht Sinn diese Abmachungen zu verschriftlichen. Egal ob Kommunenverwaltung, Trägerverein oder Erwachsenen-Initiative … alle wünschen sich einen festen Ansprechpartner aus der Jugendgruppe heraus, der gleichzeitig auch für Anfragen von außen herangezogen wird. Bei eigenen Jugendvereinen ist dies in der Regel der oder die Vorsitzende bzw. deren Stellvertretung. Wichtig ist, die auch Außenvertreter*innen genannten Personen aus der Jugendgruppe heraus demokratisch zu wählen, damit diese auch von allen akzeptiert werden.

Ging es eben um das „Sprachrohr“ der Jugendgruppe, stellen die Finanzverantwortlichen das „Herz“ des Treffs dar, denn vieles dreht sich um Geld (Mieten, Betriebskosten, Veranstaltungsaufwand, Gebühren, Mitgliedsbeiträge u.s.w.) Hier ist es wichtig, jemanden zu haben, der oder die den Überblick behält und am besten über ein Kassenbuch Ausgaben und Einnahmen im Blick hat. Empfehlenswert ist, dass diese Person eine zweite neben sich weiß, welche zum einen auch mal vertreten kann, zum anderen das Zahlenwerk kontrolliert – also ein Backup, weil verrechnet ist schnell und die Frage, was an Money zur Verfügung steht eine immer wiederkehrende.

Alle anderen Verantwortungen lassen sich gut aufteilen, nach Talent, Motivation oder auch nach zeitlichen Kapazitäten. Schön wäre, wenn sich jede*r in der Gruppe in irgendeinem Bereich verantwortlich und damit auch vollwertig dazu gehörig fühlt. Die Gruppen fahren in der Regel gut, wenn es einen kleinen Beirat gibt (im Verein ist das der Vorstand), welcher Sachen vorbespricht und vorplant – denn umso größer die Gruppe, desto länger werden die Diskussionen um den richtigen Weg. Die Zeit, alle mitplanen zu lassen, ist oft nicht da. Aber es sollte immer einen Zeitpunkt geben, wo alle über die Vorschläge abstimmen. Für beschlossene Sachen braucht es immer mindestens eine Mehrheit.

Folgende Verantwortungsbereiche sind neben Außenvertretung und Finanzabteilung in Jugendtreffs gängige: Ordnung, Barbetrieb, Baumaßnahmen/Ausstattung, Einkäufe, Veranstaltungen (das kann von Aktion zu Aktion wechseln), Schriftführung, Öffentlichkeitsarbeit. Für was es Verantwortliche geben muss, entscheidet sich individuell und hängt davon ab, was praktisch gebraucht wird.

Bei Treffs, für die die Kommune Verantwortung trägt oder ein Verein als Schirmherr fungiert, spielt das Alter eine nicht ganz so entscheidende Rolle. Die Entscheidungen treffen hier in letzter Instanz Erwachsene außerhalb der Jugendgruppe. Diese stehen dann auch für rechtliche Geschichten gerade. Dessen solltet ihr euch in der Jugendgruppe dann auch bewusst sein, wenn ihr etwas ohne deren Wissen unternehmt bzw. einmal über die Stränge geschlagen habt. Nichtsdestotrotz wird es eine Reihe an Dingen geben, für die ihr auch als Minderjährige hier gut eigenständig handeln könnt. Klärt diese „Freiheiten“ am besten im Vorfeld und gemeinsam.

Bei rein selbstverwalteten Treffs macht es Sinn, in den wichtigen Vorstandspositionen Erwachsene (also mindestens 18-Jährige) sitzen zu haben. Das gibt auch das Vereinsrecht so vor. Dass dies Sinn macht, merkt man dann spätestens, wenn es um Vertragsunterschriften geht oder um die Einrichtung eines Kontos für die Gruppe bei einem Kreditinstitut. Vieles geht dann nur mit der vollen Geschäftsfähigkeit, die man als Erwachsener dann hat.  Hier geht es auch um das Thema Haftung. Bei Minderjährigen übernehmen diese in den meisten Fällen noch die Erziehungsberechtigten. Vergesst hier also nicht, bei ganz wichtigen Entscheidungen euch das Okay einzuholen. Bei einigen Dingen braucht es dieses Einverständnis dann auch schriftlich und unterschrieben (z.B. Mitgliedsanträge, Datenschutz-Genehmigungen für unter 16-Jährige oder verlängerte „Ausgangszeiten“ bei Veranstaltungen).

Zu Anfang sei festgestellt, dass man sich nie gegen jegliches Risiko versichern kann. Ein Jugendtreff sollte auch immer noch genügend Freiraum lassen, um Dinge auszuprobieren. Ein weiterer Punkt, warum Jugendtreffs ganz genau und praktisch abwägen müssen, wo man sich zusätzlich absichern sollte ist, dass Versicherungen Geld kosten. Umso mehr versichert ist, desto höher ist der Betrag, der regelmäßig aus der Vereinskasse abfließt. Hier macht es Sinn, nach vertrauenswürdigen und jugend-befürwortenden Versicherungsanstalten zu suchen, welche auch schnell und flexibel reagieren.

Die Objekte, in den sich Jugendtreffs befinden, gehören meist der Kommune und diese hat eine Gebäudeversicherung – das heißt, hier gibt es eine Sicherheit bei Schäden an fest mit dem Objekt verbundenen Teilen. Checkt aber bitte, was hier alles versichert ist, da das sehr verschieden ausgehandelt wurde. Auch bei privaten Grundstücken solltet ihr hier beim Besitzer nachhaken.

Dringend zu empfehlen ist eine Haftpflichtversicherung, da es hier um Schadensersatzansprüche geht, die Dritte an die Gruppe richten. Diese Versicherung deckt neben Personenschäden auch Sach- oder Vermögensschäden ab.

Je nach Art, Angeboten (und „Inhalt“) des Treffs gibt es weitere Versicherungsformen, welche dann naheliegend sein können. Dazu zählen: Unfallversicherung, Inventarversicherung (Gegenstände mit hohem Wert im Treff), Veranstaltungsversicherung (bei vielen öffentlichen Events über Pauschalen nachdenken, da meist günstiger). Bei teuren Schließsystemen gibt es Schlüsselverlustversicherungen genauso wie bei hochwertiger Elektronik Elektronikversicherungen. Wägt genau ab, was es braucht, vergleicht Angebote und checkt Vertragslaufzeiten!!! Und vergesst nicht, Schäden dem Versicherer (und Eigentümer) schnellstmöglich zu melden, da sonst der Versicherungsschutz entfallen kann!